¿Qué es una política empresarial y cómo nace?

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En cualquier empresa es muy importante tener la capacidad de proteger sus propios intereses y los de sus colaboradores, ¿no crees? Sin importar de si se trata de una franquicia internacional, un negocio familiar o un emprendimiento tecnológico, la clave está en tener claridad de qué es una política empresarial y su valor.

Y es que tener reglas claras es esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización, especialmente en el mundo de los negocios, donde la consistencia no es opcional.

¿Qué es una política empresarial?
Una regla establecida en el marco de un empresa, que guía conducta, decisiones y acciones a los diferentes miembros. Por lo general están dirigidas a que las operaciones diarias se alineen con los valores y objetivos estratégicos de la organización.

Así, contar con una política empresarial bien definida no solo protege los intereses de la empresa, sino que también fomenta una cultura organizacional positiva. Las políticas claras establecen lineamientos que facilita la coherencia.

Como ya te puedes estar imaginando, las políticas empresariales son fundamentales para mantener una reputación sólida y garantizar el crecimiento sostenible. Dentro de su gran variedad, pueden ser cruciales para regular aspectos como:

Conducta de los colaboradores
Procesos y protocolos internos
Cuidado a la privacidad de clientes
Responsabilidad social y ambiental

Si te interesa descubrir cómo hacer una política empresarial, cuáles son los tipos más comunes y qué características deben tener para ser efectivas, sigue leyendo. Aquí te explicaremos paso a paso.

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Tipos de políticas empresariales

Entender qué es una política empresarial implica conocer sus diferentes tipos. Cada una se adapta a las necesidades de la organización y a su contexto. Aquí te presentamos los principales tipos de políticas empresariales:

Externas

Se dirigen a los protocolos y procesos que involucran a grupos de interés externos, como clientes y gobiernos.
Su objetivo es garantizar la calidad de los productos y servicios, así como cumplir con requisitos legales y éticos relacionados con el manejo de datos de los clientes.

Internas

Están centradas en los procedimientos que afectan a los colaboradores y a las áreas de la organización.
Regulan la conducta y el rendimiento de los empleados.
Aseguran un ambiente laboral adecuado y eficiente.

Generales

Aplicables a todos los integrantes de la organización.
No discriminan por edad, género o departamento.
Establecen normas básicas de conducta y procedimientos que deben seguir todos los empleados.

Específicas

Se enfocan en casos particulares, como proyectos comerciales o iniciativas internas.
Se adaptan al contexto específico y son esenciales para abordar situaciones únicas.

Departamentales

Están diseñadas para cada área de la organización, considerando sus responsabilidades y objetivos.

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Características de las normativas corporativas

Para que las políticas empresariales sean eficaces, deben contar con varios elementos clave que garanticen su correcta implementación y aceptación en toda la organización:

Claridad

Ser redactadas en un lenguaje sencillo y directo, evitando tecnicismos que puedan generar confusión. Esto implica describir de manera precisa qué se espera de los empleados y qué consecuencias existen por no cumplirlas.

Un error común es suponer que todos los empleados comprenderán términos complejos o lenguaje jurídico. Por ello, es importante contar con ejemplos prácticos o escenarios que ilustren el comportamiento esperado.

Coherencia

Es básico que estén alineadas con los valores y objetivos de la empresa, así como con otras normativas internas. Las contradicciones entre diferentes políticas pueden generar confusión y resistencia entre los empleados, lo que afectará el cumplimiento.

Así, se refuerza la confianza en la dirección de la empresa; los equipos son más propensos a aceptar y seguir políticas que perciben como justas.

Accesibilidad

Su disponibilidad no puede ser acotada ni a formatos ni en momentos. Además, es crucial que se mantengan actualizadas y que cualquier modificación sea comunicada de manera inmediata.

Las políticas que no están a mano o que resultan difíciles de encontrar generan un ambiente de incertidumbre. Es recomendable acompañar la accesibilidad con mecanismos de consulta directa, como sesiones de preguntas y respuestas.

Enfoque en el cumplimiento

Toda política debe incluir un mecanismo claro para monitorear su cumplimiento. De lo contrario las políticas se convierten en simples recomendaciones, perdiendo su efectividad.

Es vital que dentro de la empresa se comprenda la gravedad de su incumplimiento y que en caso de existir consecuencias, estas sean justas y proporcionales.

Ética

El contenido de las políticas debe reflejar un compromiso con la integridad y la responsabilidad social. Las políticas éticas son fundamentales para el manejo de situaciones como conflictos de interés, discriminación o acoso.

Para asegurar que las políticas sean aceptadas y comprendidas es clave involucrar a los colaboradores en el proceso de creación o actualización. Las encuestas internas y los comités pueden ser herramientas valiosas para adaptarlas.

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Paso a paso para hacer una

1. Identificar necesidades

Ahora que sabes qué es una política empresarial, no te sorprenderá que el primer paso sea analizar qué áreas o temas necesitan políticas claras y formales. Esto puede incluir aspectos como la conducta laboral, la seguridad, el cumplimiento legal, o la gestión de recursos humanos.

Tip: reunirse con los departamentos principales y realizar encuestas o entrevistas con los empleados para obtener una visión clara de las áreas que requieren regulación.

2. Definir los objetivos

Cada política debe tener un propósito claro y específico. Esto también implica determinar los resultados que se esperan alcanzar.

Tip: establecer el propósito de la política en términos simples, y asegurarse de que ayude a mejorar la eficiencia, el ambiente laboral o el cumplimiento legal.

3. Investigar las mejores prácticas

Investiga las leyes locales, federales y sectoriales que afecten la operación de tu empresa. También es recomendable estudiar las mejores prácticas de la industria para garantizar que las políticas sean competitivas y actualizadas.

Tip: consultar con asesores legales o expertos en la materia para asegurar que las políticas estén en línea con las normativas aplicables y evitar problemas legales.

4. Involucrar a los departamentos clave

El desarrollo de políticas no debe ser un proceso aislado. Involucrar a los responsables de cada área o departamento garantiza que las políticas sean viables y relevantes. Esto también genera un sentido de propiedad.

Tip: formar un comité interdisciplinario que incluya representantes de recursos humanos, finanzas, operaciones y, si es necesario, el área legal.

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5. Redactar con claridad

Una vez que se recopila la información y se identifican las necesidades, es hora de redactar las políticas. El lenguaje debe ser claro, conciso y accesible para todos los empleados, sin tecnicismos ni ambigüedades.

Tip: redactar un borrador inicial y revisarlo con los equipos de trabajo para asegurarse de que el lenguaje sea comprensible para todos.

6. Revisar y ajustar

Después de redactar las políticas, es fundamental revisarlas cuidadosamente. Esto incluye verificar que no haya ambigüedades, inconsistencias o contradicciones con otras normativas de la empresa.

Tip: solicitar retroalimentación y revisar las políticas con el equipo legal y el comité interdisciplinario.

7. Capacitar

Capacitar a todos los colaboradores sobre su contenido y aplicación. Esto puede incluir talleres, sesiones de formación en línea o seminarios presenciales.

Tip: crear materiales de formación, como manuales, guías o presentaciones, para explicar claramente el propósito, los procedimientos y las expectativas de cada política.

8. Comunicar

Las políticas deben ser comunicadas de manera formal; puede hacerse a través de reuniones, correos electrónicos, anuncios en intranets corporativas o boletines internos.

Tip: enviar una notificación oficial sobre las nuevas políticas y asegurarse de que los empleados reciban y firmen un acuse de recibo, confirmando que las han leído y comprendido.

9. Monitorear y aplicar

Una política no es eficaz si no se monitorea su cumplimiento. Se deben establecer mecanismos de seguimiento para asegurar su aplicación correcta.

Tip: designar responsables en cada departamento para supervisar el cumplimiento y reportar posibles problemas o inconsistencias.

10. Actualizar las políticas periódicamente

Las políticas empresariales deben ser dinámicas, es decir, deben actualizarse regularmente para ajustarse a cambios en el entorno legal, tecnológico o del mercado. Esto asegura que las políticas sigan siendo relevantes y efectivas a largo plazo.