Usa la tecnología a tu favor, ¡digitaliza tus manuales ya!

Si bien es cierto que mucho se ha hablado del uso de la tecnología en los negocios, sobre todo para hacer más eficiente su funcionamiento, la realidad es que hay mucho que cambiar y modernizar. Lo he dicho muchas veces y es algo que creo fielmente: la innovación y la creatividad es algo que deben acompañarnos siempre en nuestro camino como emprendedores y empresarios, pues nos ayudarán a crear mejores soluciones y a sortear con éxito los caminos empedrados.

En el caso de las franquicias hay muchas cosas en las que podemos innovar como el concepto, los servicios que ofrece y aspectos más específicos como programas de lealtad con clientes. ¿Qué tal si lo hacemos al interior de nuestro negocio?, me refiero al corazón mismo de nuestra franquicia, es decir, en los manuales de procedimientos.

En México operan más de 1,500 marcas de franquicias y todas ellas manejan dichos manuales, pues son la guía de cómo funciona su negocio y todos los detalles de su operación. Es parte del know how de la franquicia y de la información que se entrega a los franquiciatarios. Mi pregunta es, si es algo tan importante, ¿por qué no comenzar a digitalizarlos para hacer más eficiente su distribución y actualización?

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Aunque existen franquicias que ya trabajan con manuales de procedimientos en digital, ésta no es una técnica común, pese a los beneficios que representa. Según datos de BeepQuest, tener los manuales integrados a una Intranet Digital le ahorra a los administradores de una comunidad de franquicias más del 86% del tiempo de administración en gestión de comunicados.

Otro tema importante es el de la capacitación a los nuevos franquiciatarios, que en muchas ocasiones están en una ciudad diferente a donde radica el corporativo. Hoy sabemos que tener un manual digitalizado y con búsquedas inteligentes disminuye la curva de aprendizaje sobre procesos en más de un 70%, y si, además, el manual viene bien digerido, esa curva podría disminuir en un 90%.

Lo mismo sucede con los empleados de esos franquiciatarios. Los costos también son un tema importante y que seguro te interesará, porque en estas épocas todos buscamos tomar las mejores decisiones financieras para nuestro negocio. BeepQuest asegura que las empresas franquiciantes disminuyen hasta en dos terceras partes el costo en la gestión Onboarding que deben realizar, ya que los procesos de capacitación sobre el manual y la autosupervisión están integrados en la versión digital de tu manual de procedimientos.

Entonces, considera que hacer uso de la tecnología en este sentido no solo te ahorra costos de capacitación e incluso viáticos, sino que, además, te permite como franquiciante tener una disponibilidad total de la información, las 24 horas de los 365 días del año. Esto ayuda a resolver dudas de manera inmediata, a la hora que sea y estén donde estén, y no esperar a que alguien les dé soporte.

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Aunado a ello, está el hecho de que la información es fácil de compartir y de adecuar en caso de que sea necesario. Quizá debas actualizar algún proceso por la integración de un nuevo producto o ingrediente, por ejemplo, y te será más fácil hacerlo en tu versión digital, a la que todos tienen acceso. Incluso da la posibilidad de que el mismo franquiciatario capacite a su personal, sin incurrir en gastos adicionales y que éstos estén al día en todo lo referente a la franquicia. Esto es una gran ventaja si hay una alta rotación de personal en tu negocio, ya que es muy sencillo y rápido integrar a los nuevos colaboradores.

Como verás, la decisión de digitalizar tus manuales de procedimientos es una gran oportunidad de ahorros en costos y tiempos para tu negocio, además de que te permite innovar en beneficio de tus franquiciatarios, que se sentirán parte de un corporativo que les da seguridad, confianza y transparencia en los procesos. No olvides que ellos son un pilar fundamental en tu franquicia, y que debes darles todas las herramientas para que crezcan junto contigo.